1. 立卷归档制度

① 归档范围：上级来文件，商会发文件，重要函件，各种会议资料，兄弟商会往来函件，花名册，人事档案，领导讲话，重要图片、照片，商会简报，会员入会登记表，财务档案，大事记，以及其他需要归档的资料等。

② 归档要求：

a. 归档的文件资料齐全，完整；

b. 归档文件资料按其届别、年度分别立卷；

c. 案卷分类清楚、准确、系统；

d. 案卷标题要确切，简明反映卷内文件的内容，时间和文种；

e. 归档立卷要按照保管期限规定，正确确定案卷的保管期限，标明案卷的机密等级；

f. 按规定编制案卷保管目录；

g. 卷皮封面按规定要填写准确、齐全，字迹书写清楚；

h. 外出开会、学习，应及时将有关材料送交办公室归档。

2. 档案借阅制度

① 借阅一般文件资料，办公室工作人员即可提供；

② 借阅机密级的文件档案由办公室主任审批；

③ 外单位查阅本会档案资料，必须持单位介绍信经办公室主任或会长、秘书长批准，方可查阅，原则上不准借离本单位；

④ 复印本会档案资料，须经商会秘书长，办公室主任或商会领导批准，方可复印。

3. 档案保管制度

① 档案保管人员，应具有高度政治责任感和事业心，确保档案安全；

② 档案库房必须保持清洁、卫生，做到七防，即：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防晒、防尘；

③ 库房必须配备适当的消防器材，并经常检查，及时更换；

④ 非档案保管人员，未经许可不得进入库房。